Im Fachbereich Elektrotechnik und Informationstechnik an der FH Aachen ist folgende Stelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen:

Fachbereichsmanager:in (w/m/d) (inkl. Mitarbeit im Prüfungssekretariat)

(Kennziffer: 05-1578)

Der Fachbereich Elektrotechnik und Informationstechnik ist einer der größten und erfolgreichsten Fachbereiche der Fachhochschule Aachen mit etwa 3000 Studierenden, zahlreichen industrienahen Forschungsprojekten und hoher regionaler und landesweiter Reputation.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die sich als zentrale Anlaufstelle für sämtliche Belange unseres Fachbereichs versteht. Erhebliche Bedeutung bei dieser Schlüsselposition haben eine effiziente (Selbst-) Organisation und Verantwortungsübernahme für reibungslose Abläufe. Innerhalb und außerhalb des Fachbereichs sind Sie maßgeblich daran beteiligt, unseren Fachbereichserfolg in die Zukunft zu tragen.

Ihre Aufgaben

Mitarbeit im Prüfungssekretariat

Organisation, Planung und administrative Begleitung schriftlicher und mündlicher Prüfungen sowie weitere, umfassende Bearbeitung von Prüfungsangelegenheiten
Erstellung von Zeugnissen, Urkunden und Leistungsübersichten sowie Ausstellung von Bescheiden und Bescheinigungen für Behörden
Erstellung von Statistiken sowie Pflege und Archivierung prüfungsrelevanter Unterlagen
Bearbeitung von Einstufungsverfahren und organisatorische Betreuung von Gaststudierenden
Selbständige Korrespondenz des im Zusammenhang mit Prüfungsverfahren anfallenden Schriftverkehrs, auch in englischer Sprache

Mitarbeit in der Fachbereichsorganisation

Unterstützung des Dekanats, der Studiengangsleitung sowie der Prüfungsausschussvorsitzenden bei der Planung, Durchführung und Dokumentation aller Studiengangangelegenheiten des Fachbereiches im Bachelor und Master
Haushalts- und Drittmittelbearbeitung

Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Regelung der eingehenden Post, E-Mails und Anrufe
Auskunfts- und Beratungstätigkeit zu allgemeinen Fragen in Prüfungs- und Fachbereichsangelegenheiten
Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungsvorgängen
Verwaltung von Personalangelegenheiten
Koordination von Besprechungen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besuchsterminen
Terminplanungen und Dienstreisevorbereitungen

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen
Sehr gute MS Office Kenntnisse (Word, Excel, Power Point)
Gute Kenntnisse von Hochschul- und Studienstruktur und ihrer rechtlichen Grundlagen sind wünschenswert
Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Kompetenzen
Selbständige Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe
Sehr gutes Ausdrucksvermögen auf Deutsch in Wort und Schrift
Sichere Kommunikation auf Englisch ist wünschenswert
Sicheres Auftreten und Durchsetzungsvermögen an einem Arbeitsplatz mit viel Publikumsverkehr
Bereitschaft zu Fortbildungen in den hochschulspezifischen Softwaresystemen

Wir bieten

Arbeitsbedingungen und Vergütung nach dem TV-L
Eine unbefristete Stelle
Eine Stelle, die bis zur Entgeltgruppe E 8 bewertet wird
Regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit von 19 Stunden und 55 Minuten (50% -Stelle)
Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie (z.B. flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten)
Arbeiten in einem motivierten und engagierten Team mit einer hervorragenden Arbeitsatmosphäre
attraktive und vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten