Im Prorektorat an der FH Aachen ist folgende Stelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen

Sekretär:in des Prorektorats der FH Aachen (w/m/d)

(Kennziffer: 30-1585)

Die FH Aachen steht für anwendungsnahe Lehre, starke Forschung und enge Verbindungen in Gesellschaft und Wirtschaft.

Für das Sekretariat der Prorektorinnen und Prorektoren suchen wir eine engagierte, organisationsstarke und serviceorientierte Persönlichkeit, die Freude daran hat, administrative Abläufe zuverlässig zu koordinieren und die Hochschulleitung im Arbeitsalltag professionell zu unterstützen.

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen die Prorektorinnen und Prorektoren in organisatorischen, administrativen und kommunikativen Aufgaben.
Sie planen, koordinieren und überwachen Termine, führen Kalender und Wiedervorlagen und organisieren Dienstreisen sowie sonstige dienstliche Verpflichtungen.
Sie bearbeiten die schriftliche, digitale und telefonische Korrespondenz und erstellen Schreiben, Vorlagen und sonstige Unterlagen bis zur Unterschriftsreife.
Sie recherchieren, bereiten Informationen adressatengerecht auf und erstellen Präsentationen, Tabellen, Statistiken, Berichte und Übersichten.
Sie bereiten Besprechungen, Sitzungen, Gremientermine und Veranstaltungen organisatorisch vor und nach, stellen Unterlagen zusammen und übernehmen bei Bedarf die Protokollführung.
Sie übernehmen Aufgaben der digitalen Büroorganisation, insbesondere in der Dokumentenverwaltung, der strukturierten Ablage sowie bei Posteingängen und -ausgängen.
Sie pflegen und bearbeiten Webseiten und digitale Inhalte im Zuständigkeitsbereich.
Sie vertreten im Kanzler- und Rektorsekretariat.

Ihr Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung in einem staatlich anerkannten kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Beruf oder vergleichbar
Sie bringen mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder vergleichbaren administrativen Funktion mit.
Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in den gängigen Office-Anwendungen. Kenntnisse in Typo3 oder vergleichbaren Systemen sind wünschenswert.
Sie arbeiten vollständig digital und gehen sicher und reflektiert mit KI-gestützten Anwendungen zur Unterstützung von Recherche-, Textverarbeitungs- und Organisationsaufgaben um.
Sie verfügen über ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in deutscher Sprache sowie über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Sie kommunizieren sicher und adressatengerecht mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern.
Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und sorgfältig.
Sie zeichnen sich durch Organisationsgeschick, Priorisierungsvermögen sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein aus.
Freude an der Arbeit, eine ausgeprägte Dienstleistungs– und Serviceorientierung sowie eine teamorientierte Arbeitsweise runden Ihr Profil ab.
Kenntnisse der Hochschulstrukturen und der Hochschullandschaft sind wünschenswert.

Wir bieten

Arbeitsbedingungen und Vergütung nach dem TV-L
eine Stelle, die nach der Entgeltgruppe E 9a bewertet und unbefristet ist
eine Stelle mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 30 Stunden
Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie (flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, Belegplätze in einer Kindertageseinrichtung nach Verfügbarkeit, familienfreundliche Infrastruktur: )
attraktive und vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten