Im Rektorat der FH Aachen ist folgende Stelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen:

Sekretär/in des Prorektorats (w/m/d)

(Kennziffer: 30-1209)

Ihre Aufgaben

  • Terminmanagement wie u. a.:
    • Planung, Koordinierung sowie Führung von Terminkalendern der Rektoratsmitglieder
    • Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Dienstreisen oder äquivalenten dienstlichen Verpflichtungen für die Rektoratsmitglieder
  • Korrespondenzmanagement wie u. a.:
    • Diverse und vielfältige Sekretariatsarbeiten, wie bspw. Postbearbeitung sowohl in analoger als auch in digitaler Form, telefonische Abwicklung sowie Ablage- bzw. Archivierungssystem
    • Verfassen von unterschriftsreifen Schriftstücken zwecks Entlastung der Rektoratsmitglieder
  • Informationsmanagement wie u. a.:
    • Durchführung von Recherchetätigkeiten mittels angemessener Informationsquellen
    • Ausarbeitung von Präsentationen, Tabellen und Textvorlagen
  • Veranstaltungsmanagement wie u. a.:
    • Unterstützung bei der Vorbereitung, Organisation, Durchführung sowie der Nachbereitung von Veranstaltungen (Tagungen, Besprechungen, (Gremien, Sitzungen)
    • Vor-, Auf- und Nachbereitung von Sitzungsunterlagen einschließlich Protokollierung
  • Vertretung in Kanzler- und Rektorsekretariat

Ihr Profil

  • Abgeschlossene Ausbildung eines staatlich anerkannten kaufmännischen / verwaltungstechnischen Berufes (bspw. Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbar)
  • Alternativ: Erfolgreiche Absolvierung des Angestelltenlehrgang I
  • Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung innerhalb des o. g. Aufgabengebietes bzw. einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
  • Sehr gute IT-Kenntnisse insbesondere in den gängigen Officeprogrammen (wie Word, Excel, Power Point, Outlook)
  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch/Englisch jeweils in Wort und Schrift (weitere Sprachen wünschenswert)
  • Kenntnisse über die Hochschullandschaft wünschenswert
  • Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein sowie Loyalität
  • Selbstständiges, eigenverantwortliches und engagiertes Arbeiten mit genauer und sorgfältiger Vorgehensweise mit der Fähigkeit zur Priorisierung
  • Ausgeprägte Dienstleistungs- und Serviceorientierung sowie teamorientiertes Arbeiten

Wir bieten

  • Arbeitsbedingungen nach dem TV-L
  • Eine Stelle, die nach der Entgeltgruppe E9 bewertet und unbefristet ist
  • eine 50%-Stelle mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 19 Stunden und 55 Minuten
  • Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie (z. B. flexible Arbeitszeiten, Ferienangebote für Kinder)
  • attraktive und vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Die Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter sind erwünscht.

Die Fachhochschule Aachen beabsichtigt, den Anteil der akademischen Mitarbeiterinnen zu erhöhen. Bewerbungen von Frauen sind daher besonders erwünscht.

Wir haben Ihr Interesse geweckt?


Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bis zum 12.03.2021 über unser Online-Bewerbungsportal.


Für Rückfragen steht Ihnen Frau Ute Bartz, Telefon: 0241 6009-51398, E-Mail: bartz@fh-aachen.de, gerne zur Verfügung.

 

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